社外連絡先

2021/08/27

目次

Q1. アップロードした名刺を確認する方法を教えてください。

A. 以下操作からご確認いただけます。

① アプリケーションランチャーを押下。

② 社外連絡先をタブを押下することで確認できます。

以下動画も併せてご参照ください。

Q2. 名刺データの削除方法は?

A. 以下、二つの方法がございます。

① ブラウザ上から削除

ブラウザ上の社外連絡先から削除したい名刺データにチェックを入れ、ごみ箱マークを押下

② データローダを用いて削除

データローダから、電話帳フォルダ_名刺オブジェクトと社外連絡先オブジェクトにて削除を行う

IDの抽出に関してはSalesfroceのレポートを用いて抽出をお願いいたします。

Q3.社外連絡先レコード削除後はどのような動きになりますか?

以下削除される項目となっております。

名刺画像へのアクセス権限削除
・社外連絡先と電話帳フォルダの関連付け(電話帳フォルダ_名刺)削除
・社外連絡先のアクセス権限削除
・お気に入りデータの削除
・名刺画像の削除
・社外連絡先の削除

※削除されたレコードについては復元不可の為、再度お名刺を取り込んでいただく必要がございます。

例)上記2件のレコード(濵本 拓巳、濵本 テスト)のレコードを削除

image.png

削除されたレコード(濵本 拓巳、濵本 テスト)についてはごみ箱の項目に移動

image.png

Q4. フォルダ全検索をした際の名刺削除の挙動について教えてください。

A. 名刺の削除は自分のフォルダに登録されているデータのみ可能 となっております。

・フォルダ全検索チェックなし
→自分のフォルダ内のみで検索されますので削除可能。

・フォルダ全検索チェックあり
→自分のフォルダ以外も全て検索されますので削除不可。

以上の仕様となっております。
全検索した場合は、他の人のフォルダに登録されているデータも表示されている状況となりますので、
他の人のフォルダに登録されているデータを削除させないために、全検索を行った場合は削除ができない仕様となっております。

Q5.取り込んだ名刺を後からオペレータ入力依頼したい場合はどうすれば良いですか?

A.以下操作をお願いいたします。

① オペレータ入力を依頼したい名刺にチェックを入れる
② オペレータ入力ボタンを押下することで依頼処理が行われます。

以下動画も併せてご参照ください。

Q6.社外連絡先の交換者を変更する方法を教えてください。

A. 社外連絡先の詳細ページより活動履歴欄より、「○○さんが名刺交換」の活動履歴の逆三角形より「編集」を押下。

割り当て先を変更したいユーザに変更後保存をお願い致します。

Q7.活動履歴のログを残す方法はありますか?(iPhoneの場合)

A.「社外連絡先(モバイル)」オブジェクトから電話をされますと活動履歴のログが残る仕様となっております。
ただし、それ以外の取引先や取引先責任者から関連レコードに移動し、電話をかけた場合やSalesforceのグローバル検索から社外連絡先の詳細レコードに移動し、電話をかけた場合は活動履歴に残らない仕様となっております。

Q8.「フォルダ全検索」および「あいまい検索」を有効にできません。どうすれば良いですか?

A.社外連絡先検索機能である「フォルダ全検索」および「あいまい検索」を有効にできない場合は、
  お使いのブラウザのバージョンが最新であることをご確認ください。

Q9.一度取り込んだ名刺データにLBCを付与したい場合はどうすれば良いでしょうか?

A.ランドスケイプ最新情報マージという機能がございます。

使用前に以下設定をお願い致します。

① [設定]-[オブジェクトマネージャ]-[社外連絡先]
② [ページレイアウト]-[名刺レイアウト]をクリック
③ [モバイルおよびLightningのアクション]の項目より、「ランドスケイプ最新情報マージ」を「モバイルおよびLightningのアクション」へドラッグ

④ [保存]をクリック

上記設定を行って頂いた後、LBCを付与したい名刺の詳細ページを開き
ランドスケイプ最新情報マージを押下してください。

Q10. 社外連絡先「新規連絡先登録」の本社住所に入力した値の表示先について

A. 本社住所欄に関しては、社外連絡先の「住所」項目に反映されます。

「住所」項目はデフォルトのページレイアウトには表示されていないため、別途ページレイアウトに追加をしていただく必要がございます。

 ①Salesforceの右上歯車マーク[設定]を選択

 ②オブジェクトマネージャーのクイック検索にて「社外連絡先」と検索し、選択

 ③ページレイアウトをクリックし、該当のページレイアウトを編集

 ご利用中のページレイアウトにて「住所」を表示したい位置に配置することで表示されます。

 下記ページにてページレイアウトへの追加方法の動画がございますので、ご確認くださいませ。

 Q5. カスタム項目を作成したので、社外連絡先のレイアウトに表示させたい 「社外連絡先の詳細画面のレイアウトに項目追加する」

スクリーンショット 2022-02-14 14.16.32.png
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Q11. フォルダ全検索の仕様を教えてください。

A. 全ユーザの共有フォルダに入っているデータかつ自分が参照できる範囲内のフォルダが検索対象となります。
また、全検索時は名寄せが解除されすべてのデータが表示される仕様となっております。

Q12. オペレータ入力サービスが依頼済みかを確認する方法はありますか?

A. 以下2つの方法でご確認頂けます。

① 社外連絡先上の絞り込み検索にて抽出
こちらは、社外連絡先上の絞り込み検索ボタンを押下し

rtaImage.jpg

オペレータ入力を依頼済みのデータや依頼していないデータを抽出することができます。
未実施:依頼をしていない
一時納品:依頼済み、結果待ちのデータ
利用済み:依頼済み、結果が返ってきているデータ

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② レポートで確認を行う方法
こちらは、より詳細にデータを参照したい場合に推奨されます。
以下動画をご参考して頂きながらレポートを作成してください。
※検索条件は「入力処理済み:ture」の指定をお願いいたします。

以下動画も合わせてご参照ください。

Q13.交換者はどこから変更することができますか?

A.交換者は活動の任命先と紐づいています。
変更したい場合は下の画像のように任命先を変更してください。
※社外連絡先の詳細ページ内のtodoから移動します。    

rtaImage (2).jpg

Q14.「システムエラー」になってしまった名刺はどうすれば良いですか?

A. 通信状況等の影響でタイムアウトしてしまった可能性がございます。
管理者設定→社外連絡先管理より「OCR API呼び出しタイムアウト値 (秒)」が30秒等になっている場合は120秒へ変更して頂いた後、再度名刺の取り込みをお願い致します。

Q15.社外連絡先上で「?」と表記されているデータがあります。文字化けでしょうか?

A.サービス上の仕様となります。
日本語で入力・読み取りができない文字(特殊な外字、中国語特有の漢字、部分的に不鮮明な文字)は「?」(半角)で表示されます。

Q16.入力処理中が終わらない場合どうすれば良いですか?

こちらご状況により、以下をご確認ください。

1.特定のユーザの一部の名刺のみ入力処理中と表示されている場合
本件、通信状況等の影響でタイムアウトしてしまった可能性がございます。
この場合ですと、再度ブラウザからオペレータ入力を再依頼をお願いいたします。
ブラウザから再依頼を行う方法:

2.特定のユーザのすべての名刺が入力処理中と表示されている場合
該当ユーザ様に権限やプロファイルの設定が漏れている可能性がございます。
下記設定ガイドブックより初期設定のご確認をお願いいたします。
設定ガイドブック:
※上記設定ガイドブックP15の内容(プロファイルの割り当て)になります。

3.全ユーザが入力処理中と表示されている場合
本件、OCR認証が切れてしまっている可能性がございます。
※初期設定時にOCR認証を行ったユーザ様のプロファイル等変更された場合に切れてしまいます。
 再度、権限セットPhoneAppli_Adminを付与されているかつ、システム管理者のユーザ様で
 OCR認証をお願いいたします。

完了後ご連絡頂ければ、弊社側でサーバをリトライさせて頂きます。
OCR認証の手順:

Q17.部署内ソート設定について教えてください。

A. 社外連絡先のリストビューの並べ替えとはまた別に設定出来るソート順となっております。
役職を設定いただくと任意の順番で表⽰が可能です。 


① 同列の役職の場合(課⻑が⼆⼈等)は、第 2 ソートキー以降はリストビューの並 べ替え順か。
→同じ役職の場合は、50 ⾳順での表⽰になります。
② 並び替えを⾏いたい役職は、設定いただくことで変更できます。
※部署内ソートに該当しない連絡先情報に関しては、⽒名 50 ⾳順での表記になりま す。
なお、[社外連絡先]の並び替えされなかった際には、名刺取り込み順での表⽰になります。

Q18. 社外連絡先と名刺画像はどのように紐づけていますか?

A. 社外連絡先の「名刺ファイルID」項目にて18桁ファイルIDで紐づけを行っております。

Q19.名刺画像はSalesforceのどこに保存されますか?

A. 画像につきましてはSalesforceのファイルストレージに格納されております。また、PHONEAPPLIをアンインストールした場合でも画像は保持されます。

Q20.名刺画像を手動で登録したり、裏表を入れ替える方法はありますか?

A. 標準設定には画像を追加する機能はないため、再登録をお願いしております。

 名刺画像を手動で登録しなくてはならない場合や、裏表を入れ替えたい場合は、

 下記手順で登録が可能ですが、1レコードずつ作業をしていただく必要がございます。

 ①Salesforce右上歯車マーク[設定]からオブジェクトマネージャーにて「社外連絡先」を選択

 ②ページレイアウトより、「名刺ファイルID」と「名刺ファイルID2」を表示するように設定

  ※「名刺ファイルID」は表面、「名刺ファイルID2」は裏面となります。

 ③「名刺ファイルID」へ画像ファイルのIDを登録します。

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Q21.Salesforceユーザを無効化した際、名刺レコードは確認できますか?

A. 確認可能となります。

ユーザAから、PHONE APPLIのライセンスや権限セットを取外し、Salesforceアカウントも、無効へ切り替えた場合の挙動です。

 
① ユーザAにはログイン手段がなくなりますので、PHONE APPLI内の情報はご確認いただけません。
※ライセンス取外しのみの場合は、Salesforceへはログインはできますが、PHONE APPLIはご確認いただけません。

② 権限セット「PHONE APPLI_Admin」ユーザには、これまでユーザAが登録したレコードや電話帳フォルダはそのまま確認が可能です。
※基本的に、レコードの所有者もユーザAのままでございます。

③ 権限セット「PHONE APPLI」ユーザには、ユーザAのライセンスが有効になっていた時の共有範囲に準じます。
例)ユーザAのフォルダの共有範囲が「全社」になっている状態でライセンスの剥奪等を行うと、
ユーザAのフォルダは、全社共有のままですので、その他の一般ユーザから確認が可能な状態となります。

PHONE APPLIのパッケージをアンインストールされない限りは、
①③のように、レコードが残り続ける仕様ではございますが、ライセンス取外し後の、レコード保持の保証はできませんので、
可能であれば、チームフォルダへの移動や、取引先連携実施後に、ライセンスの取外しを行っていただくのが安全でございます。

Q22.デフォルトの名刺アップロード先を変更はできますか?

以下設定をお願い致します。
PhoneAppli「個人設定」-「名刺登録設定」からデフォルトのアップロード先にしたいフォルダを選択。
※デフォルトでは共有フォルダが選択されております。

以下動画も併せてご参照ください。

Q23.モバイルの簡単名刺登録の画面にカスタム項目を追加できますか?

A. 簡単名刺登録>名刺写真撮影>名刺登録オプション の画面にて、

表示されている画面のカスタマイズや、項目の追加をすることはできません。

取り込んだ後の社外連絡先の詳細画面で任意の項目を編集していただく流れとなります。

名刺登録オプションの画面

スクリーンショット 2022-02-09 14.18.01.png

Q24. Salesforceのモバイルアプリの詳細画面とブラウザの詳細画面の項目が異なります。モバイル側に項目を追加する方法はありますか?

A. Salesforceの設定とPHONE APPLIの管理者設定より設定をお願いします。

・Salesforceの[設定]-[オブジェクトマネージャ]‐[社外連絡先]-[項目セット]‐[社外連絡先情報]を開きます。

image.png

必要な項目を下記リストへドラッグしてください。

image.png

追加が完了したら保存をお願いします。

・PHONE APPLIの[管理者設定]-[項目可変表示設定]-[社外連絡先の項目表示を可変とする]に☑をお願いします。

image.png

こちらの設定完了後、Salesforceモバイル側の更新等行っていただくことで、追加された項目が表示されます。

Q25.会社名検索で名刺がヒットしません。どのように検索すればよいですか?

A.ヒットしない場合は、検索いただく単語を一度変更し再度検索をお願いします。

社外連絡先の検索機能は、Salesforce のグローバル検索と同等の仕組みを利用しており、弊社側で詳細な制御を行えない仕様となっております。

例)

①「PHONE APPLI」→検索できる

②「株式会社PHONE APPLI」→検索できない

Salesforceのグローバル検索は、意味のある単語単位に分割して検索ロジックに引っ掛ける仕様のため、単語単位で分割できるワードの方がヒットする件数が多くなる可能性がございます。

グローバル検索の検索の仕組みに関しましては、Salesforceの下記記事をご確認ください。

検索で結果が返される仕組み

※PHONE APPLIの機能で名刺の検索ができるのは社外連絡先の検索機能のみとなっております。

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