名刺データの格納先を変更する方法

1. 名刺データを別のフォルダに移動させる方法

① 社外連絡先一覧画面で移動させたい名刺にチェックを付与

② 移動・共有ボタンを押下し、移動先のフォルダを選択して移動ボタンを押下

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名刺移行頂いた際の挙動につきましては下記の通りとなります。

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以下動画も併せてご参照ください。 

※移動させたレコードが表示されない場合はチームフォルダの絞り込み条件が設定されている可能性がございます。

下記絞り込み設定の解除手順となりますのでご参照ください。

1.社外連絡先を押下し、チームフォルダを起動

2.赤枠内の▼を押下し、「自身が所有者の名刺のみ表示」・「自身が交換者に含まれる名刺を表示」の条件を解除

上記絞り込み条件解除後、移動させた名刺が正常に表示されているかどうかご確認くださいませ。

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2.既存ユーザの共有フォルダに入っている名刺情報を他のユーザの共有フォルダへ移行させる方法

「電話帳フォルダ_名刺(phoneappli__folder_phonebook__c)」オブジェクトの
「PHONEAPPLI__FOLDER__C」項目の値を移動先のフォルダIDに変更し、アップデートいただければ可能となります。

1.移行させたい名刺の所有者を変更先のユーザ様に修正
　手順につきましては下記サポートサイトをご確認くださいませ。
　名刺の所有者を一括で変更させる手順

　※所有者を変更されない場合、フォルダ変更先のユーザにて名刺情報が見れなくなってしまう為、

　　上記所有者変更は必須の設定となります。

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・電話帳フォルダIDは、「電話帳フォルダ」のレポートタイプより確認が可能です。

※電話帳フォルダのレポートタイプが無い場合、カスタムレポートを作成いただく必要がございます。

　作成方法につきましては、下記動画をご確認ください。

2.レポートタイプ「電話帳フォルダ」を作成する

※動画に音声はございません

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レポートの作成は下記手順よりお願いいたします。

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①レポートより、新規レポートをクリック

②レポートタイプにて、「電話帳フォルダ」を選択し、作成

③アウトラインの列に下記項目を追加

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・電話帳フォルダ名

・電話帳フォルダID

・所有者：氏名

・個人フォルダ

・チームフォルダ

※個人フォルダとチームフォルダにチェックが入っていないものが共有フォルダとなります

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④検索条件を下記のように設定

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・「表示」：すべての電話帳フォルダ

・「最終活動日」：常時

上記レポートが作成できましたら、下記手順にてフォルダIDの更新をお願いいたします。

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データローダを使用して「電話帳フォルダ名刺」オブジェクトの情報をエクスポートします。

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①データローダを開き、Exportを選択後「Log in」より環境にログインし、Nextをクリック

②「電話帳フォルダ名刺(phoneappli__folder_phonebook__c」を選択し、データの保存先を選択後、NEXTをクリック

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③「Select all fields」を選択し、Finishをクリック

上記で抽出したExcelを開き、「PHONEAPPLI__FOLDER__C」の値を変更元ユーザ様の電話帳フォルダIDでフィルターをかけます。

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①抽出したExcelを開き、フィルターを追加

②作成した電話帳レポートの変更元ユーザ様の「電話帳フォルダID」をコピー

③Excelの「PHONEAPPLI__FOLDER__C」の値を2.の②でコピーしたフォルダIDで検索し、フィルターをかける

上記でフィルターをかけた「PHONEAPPLI__FOLDER__C」の値を変更先ユーザ様の電話帳フォルダIDで更新します。

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①作成したレポートの変更先ユーザ様の「電話帳フォルダID」をコピー

②「PHONEAPPLI__FOLDER__C」の値を削除し、貼り付け

③データ型を「CSV UTF-8」に変更し、保存

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保存したExcelをデータローダで「Update」を行います。

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①データローダを開き、「Update」を選択

②「電話帳フォルダ名刺」を選択し、作成したExcelを選択後、Nextをクリック

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③「Create or Edit a Map」をクリックし、「Auto-Match Fields to Columns」を選択し、OKをクリック

　※「PHONEAPPLI__FOLDER__C」に値がマッピングされているか確認してください。

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④Nextをクリックし、Finishを選択

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上記手順が完了しましたら、社外連絡先の該当の共有フォルダをご確認いただき、

名刺情報が移行されているかご確認をお願いいたします。