PHONE APPLI PEOPLE for Salesforceの名刺情報をPHONE APPLI PEOPLEへ移行する方法
2024/09/06
PHONE APPLI PEOPLE for Salesforceの名刺情報をPHONE APPLI PEOPLEへ移行させる手順です。
移行の流れについて
目次
PHONE APPLI PEOPLE へ名刺情報をインポートするときの注意点
PHONE APPLI PEOPLEへ名刺情報をインポートするとき下記４点注意事項がございます。
１.インポートの仕様について
社外電話帳の共有電話帳フォルダへインポートする場合、データがすべて上書きされる仕様であるため、共有電話帳内に既にデータが入っている場合はご注意ください。既にデータが格納されている場合、登録されているデータを事前にエクスポートし、そのデータに対して新規情報を追加した上でインポートをお願い致します。
例）既に6件連絡先データが入っている電話帳フォルダに、4件の連絡先データをインポートした場合、最新でインポートした４件のみ電話帳に登録され、元の6件は削除される仕様となります。
追加の場合は、6件の連絡先データをエクスポートし、追加したい４件を合わせて、計10件の連絡先データファイルをインポートいただく形となります。
2.名刺画像の移行について
PHONE APPLI PEOPLE for Salesforceから名刺画像のデータは一括でエクスポート出来かねます。
3.フォルダの仕様について
PHONE APPLI PEOPLE for SalesforceとPHONE APPLI PEOPLE の名刺情報を格納するフォルダの仕様が異なります。
・PHONE APPLI PEOPLE for Salesforce：共有フォルダ、個人フォルダ、チームフォルダ
・PHONE APPLI PEOPLE：共有電話帳（全社公開or閲覧権限絞って設定）・個人電話帳
そのため、各ユーザが所持していた名刺情報を共有する場合は事前に「全社公開用」の共有電話帳の作成が必要です。
また、元々チームフォルダに格納していたデータや閲覧権限を絞ってPHONE APPLI PEOPLEで閲覧権限を制御して管理する場合は別途PEOPLEの管理者設定で設定が必要となります。作成手順や設定方法についてはこちらの動画、もしくはガイドをご確認ください。
4.PHONE APPLI PEOPLEの個人電話帳の仕様について
PHONE APPLI PEOPLE for Salesforceでは個人フォルダの閲覧権限は管理者の権限があれば閲覧が可能でしたが、PHONE APPLI PEOPLEでは管理者の場合でも閲覧は不可となります。インポート時はご注意くださいませ。
移行手順①：PHONE APPLI PEOPLE for Salesforceから名刺情報をエクスポート
名刺情報のエクスポート方法はSalesforceのレポートもしくはデータローダより実施が可能です。
手順に関しまして下記をご確認ください。
※住所項目の値を取得を実施する場合、こちらをご参考に社外連絡先のオブジェクトへカスタム項目を作成し、下記手順にてデータのエクスポートをお願い致します。
Salesforceのレポートから名刺情報をエクスポートする場合
Salesforceのレポートから名刺情報をエクスポートする場合、下記サポートサイトをご参考ください。
事前に名刺情報からエクスポートする項目をマッピング表をご確認の上、項目の選択をお願い致します。
※マッピング表「PHONE APPLE for Salesforce」に存在する項目をエクスポートしたい場合、マッピング表を上から順に項目の選択をお願い致します。
・Q3.フォルダごとにどれぐらい名刺が登録されているか確認したいです。
※レポートでエクスポートできるレコード件数の上限はこちらのSalesforceヘルプサイトをご確認ください。
データローダから名刺情報をエクスポートする場合
データローダから名刺情報をエクスポートする場合、下記方法で実施が可能です。
PHONE APPLI PEOPLE for Salesforceの名刺情報の項目に対するマッピング表をご参考に項目の選択をお願い致します。
※マッピング表「PHONE APPLE for Salesforce」に存在する項目をエクスポートしたい場合、マッピング表を上から順に項目の選択をお願い致します。
1. データローダを開き、 [Export] を選択します。
2. 組織へログインし、下記画面にて社外連絡先（phoneappli_PhoneBook2__c）を選択します。
※各フォルダ毎で名刺情報をエクスポートしたい場合はレポートからエクスポートお願いします。
3. 保存したいフォルダを選択後、[Next] をクリックします。
4.下記画面にて項目を選択し、 [Finish] をクリックします。
※マッピング表をご参考に項目の選択を頂けますと幸いです。
※選択した項目のAPI参照名は「The generated～finishing.」に表示されます。
PHONE APPLI PEOPLE for Salesforceの項目に対するPHONE APPLI PEOPLE のマッピング表
PHONE APPLI PEOPLE for Salesforceで利用していた項目に対して、PHONE APPLI PEOPLEに対応している項目一覧表となります。データをエクスポート、インポート時ご参考にしてください。
※「PHONE APPLI PEOPLE for Salesforce」の空白の箇所はPHONE APPLI PEOPLEとマッチする項目が存在しないため任意で値の入力をお願い致します。
移行手順②：PHONE APPLI PEOPLEへのインポート用フォーマット作成準備
PHONE APPLI PEOPLEへ名刺情報をインポートするためのフォーマットの準備・作成を行います。
PHONE APPLI PEOPLEに名刺情報が存在しない場合・既に存在する場合と分けて記載しております。ご状況にあわせてご確認くださいませ。
■PHONE APPLI PEOPLEに名刺情報が存在しない場合
1.移行手順①にて作成したcsvデータをExcelで開き、1行目に記載されている項目名をPHONE APPLI PEOPLEのAPI参照名に置き換えインポート用フォーマットを作成します。
※マッピング表をご参考に置き換えを実施してください。
※データローダで名刺情報を取得した場合、PHONE APPLI PEOPLE for SalesforceのAPI参照名をPHONE APPLI PEOPLEのAPI参照名に置き換えをお願い致します。
※Excelにてcsvファイルを開いた際、文字化けする場合こちらをご確認ください。
2.インポート用フォーマット作成後、Excelにて「ファイル」タブをクリックし「名前を付けて保存」を選択します。
3.ファイルの保存形式を「テキスト（タブ区切り）（*.txt）」を選択し保存します。
4.エクスプローラーにて「表示」- 「表示」 - 「ファイル名拡張子」にチェックを入れます。
5.該当のファイルを選択しファイル名の拡張子を「.tsv」に変更します。
TSVファイルに変換後、ファイルの修正を行いたい場合、もしくはPHONE APPLI PEOPLEからエクスポートした場合は下記をご参考にTSVファイルをExcelで開きファイルの修正をお願い致します。
■TSVファイルをExcelを開く方法：（2:08～）をご確認ください。
■PHONE APPLI PEOPLEに名刺情報が既に存在する場合
1.PHONE APPLI PEOPLE内にある名刺情報をエクスポートしこちらをご参考にExcelでTSVファイルを開きます。
2.移行手順①にて、エクスポートしたPHONE APPLI PEOPLE for Salesforceの名刺情報を先ほど開いたTSVファイルにデータ移行します。
※マッピング表をご参考に項目のデータ移行をお願い致します。
※Excelにてcsvファイルを開いた際、文字化けする場合こちらをご確認ください。
移行手順③：PHONE APPLI PEOPLEへ名刺情報をインポート
作成したTSVファイルをPHONE APPLI PEOPLEへインポートしていきます。
詳細はこちらの動画（5：27～）、もしくはTSVファイルインポート方法の記事をご確認ください。
※事前にPHONE APPLI PEOPLE側で名刺情報を格納するためのフォルダの作成をお願い致します。
また、インポートした名刺情報をSalesforceへ連携したい場合、「PHONE APPLI PEOPLE Salesforce連携オプション機能（有償）」をご利用頂くことでSalesforceへ連携が可能となります。
トライアルも可能ですので詳細は下記をご確認ください。
■PHONE APPLI PEOPLE Salesforce連携オプション機能 トライアルについて
よくあるご質問（FAQ）
PHONE APPLI PEOPLE for Salesforceの名刺情報をPHONE APPLI PEOPLEへ移行する際によくあるご質問となります。
Q1. 社外連絡先側でカスタム項目を作成し利用している場合、PHONE APPLI PEOPLE側のどの項目に値を入れたらよいですか？
A. Salesforceにて社外連絡先オブジェクト等にカスタム項目を作成し利用している場合、PHONE APPLI PEOPLEの「コメント」もしくは「備考」にデータ入力頂くことでPHONE APPLI PEOPLE側でキーワード検索した際、該当のキーワードに対してヒットしユーザ様を検索頂けます。
Q2. PHONE APPLI PEOPLEへ名刺情報をインポートした際、エラーが発生しました。対処法を教えてください。
A.下記サポートサイトに社外電話帳に名刺情報をインポート時、エラーが発生した場合の対処法等記載がありますのでご確認ください。
■社外電話帳（共有電話帳、個人電話帳）のインポート時のエラー一覧
Q3. PHONE APPLI PEOPLEの社外電話帳に存在する既存の名刺情報に上書きする形でインポートしてしまいました。インポート前に存在した名刺情報の復元方法はありますか？
A. インポートを実施する前に、あらかじめデータをエクスポートしてバックアップとして保存していない場合、名刺情報の復元は出来かねます。
※社外電話帳（個人/共有電話帳）のインポートは全件更新になります。
Q4. PHONE APPLI PEOPLE for Salesforceには名刺の「登録者」と「交換者」がありましたが、「交換者」の追加は可能ですか？
A.「交換者」のインポートは出来かねます。
※「交換者」についてはこちらをご確認ください。
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