データ変更・移行・ダウンロード

Q1. 名刺画像の一括ダウンロードは可能ですか？

A. Salesforceのウィークリーエクスポートサービス機能にて、一括ダウンロード可能です。

　手順につきましては、こちらをご確認ください。

※ご案内している手順は、Salesforce上に保存されている画像ファイルをすべてダウンロードする方法となります。
　名刺画像のみのダウンロードはできかねますので、予めご了承ください

​

Q2. 名刺データを一括でCSV出力した時に文字化けしているのですがどうすればいいですか？

A. 主にWindowsを使用している際に発生したします。 文字化けを修正するには、「UTF-8」に変換する必要がございます。 

​

変換方法の一例として、下記をお試しください。 

Excelの上部タブより、ファイル→名前を付けて保存。 

ファイル形式の変更が可能ですので、こちらより文字コード「UTF-8」へ変更をお願い致します。

​

Q3. 社外連絡先データのバックアップ方法について

A. 名刺一括ダウンロード機能(CSV形式）をご用意しております。

​

「名刺一括ダウンロード」については以下のURL内の「標準機能設定」をご参照ください。

PhoneAppli 設定マニュアル

​

Q4. データローダを使用して一括で名刺データを作成することは可能ですか？

A. 可能となります。

​

以下URLの設定マニュアル内「データローダで名刺情報の取り込みを行う」をご参照ください。

PhoneAppli 設定マニュアル

​

Q5. 手動で作成した社外連絡先に後から名刺画像を紐づけすることはできますか？

A. 以下手順をご参照ください。

​

① Salesforceの設定より「名刺ファイルID」の項目を社外連絡先のページレイアウトに表示させる
② 社外連絡先該当レコードを選択し、関連の「ファイル」より名刺画像ファイルをアップロード
③ アップロード頂いた画像ファイルの▼を押下後、「ファイルの詳細を表示」を選択、URL内の画像ID（viewの手前の18桁の数字とアルファベット）をコピー
④ ③でコピーしたIDを社外連絡先の該当レコードの詳細ページにて「名刺ファイルID」の項目へ張り付ける
⑤ 社外連絡先をリロードすると反映されます

​

Q6. タグを付与した名刺データを抽出することはできますか？

A. 可能となります。以下手順をご参照ください。

​

① PhoneAppliの管理者設定を押下 

② 名刺一括ダウンロードを押下 

③ 以下画面のタグ名に抽出したいタグ名をテキスト入力 

④ CSV出力を押下

※タグを使用した抽出は、Salesforce標準のレポート機能には対応しておりません。

​

Q7. PHONE APPLIのライセンス・権限セットを一括でユーザに割り当てることは可能ですか？

A. データローダにて可能となります。

​

​

以下Salesforce社のヘルプサイトをご参照ください。

​

・データローダを使用してパッケージのライセンス付与する方法

​

・データローダを使用して権限セットを一括で割り当てる方法

​

Q8. 名刺画像を差し替えることは可能ですか？

A. Salesforceモバイルアプリから画像差し替えが可能となります。以下手順をご参照ください。

​

① モバイルアプリの[社外連絡先]より、登録した名刺をタップ 

② 画面下の[編集]をタップ 3.画面一番下の「Upload Files」ボタンより、画像差し替え

 上記手順にて、名刺再撮影もしくはスマートフォン上で撮影済の名刺画像へ差し替えが可能です。 

​

Q9. CSVデータを社外連絡先にインポートする際に取引先連携を合わせて実施することはできますか？

A. PACA for Salesfroce(スキャナ）にてインポートする際は連携可能となります。 

​

PACA for Salesforceは取り込む際にリードor取引先連携を選択できます。 但し、データローダでの取り込みの場合は社外連絡先にのみ取り込まれ、連携は行われません。

​

Q10. 名刺画像を年月を絞って削除する方法は？

A. 以下手順をご参照ください。

■古い名刺画像を削除する方法について
名刺画像は、ContentDocument オブジェクトに保存されているため、
指定した年月日以前のレコードをデータローダ等で削除することで、
古い名刺画像を削除することが可能です。

画像を削除するのみでは、意図しないエラーが発生する可能性がありますので、
社外連絡先オブジェクトの、名刺画像のレコードIDが格納された項目をnullに更新する必要があります。

つきましては、名刺画像削除には、以下の作業が必要となります。

① 名刺画像データを削除
オブジェクト：ContentDocument
条件：CREATEDDATE が指定の年月日より前、かつ、TITLE が 'phoneappli__%'

※PhoneAppli for Salesforceにて登録された名刺画像のレコードは、TITLEが 'phoneappli__%' という形式になっています。

② 社外連絡先を更新
オブジェクト：phoneappli__PhoneBook2__c
条件：BusinessCardFileID__c、または、BusinessCardFileID2__c の項目に、削除した名刺画像のレコードIDが登録されている。
更新内容：BusinessCardFileID__c、BusinessCardFileID2__cの値をnullで更新する。

※項目：BusinessCardFileID__c、BusinessCardFileID2__c に名刺画像のレコードIDが格納されています。

​

Q11. CSVファイルを社外連絡先にインポートする際に、一度に取り込めるレコード数に上限はありますか？

A. データローダの場合、4万件までは弊社検証済みとなります。 

※1時間ほどでアップロードが完了いたしました。 

PACA for Salesforceの場合も件数は同じく4万件入りますが、分割は500件ずつのアップロードとなります。

​

Q12. 検証環境（sandbox）に取り込んだ名刺を本番環境へ 移行することはできますか？

A. 可能となります。以下二つの方法で移動させることができます。 

​

① データローダを使用しsandboxにあるデータをエクスポート後、本番にインポートを実行

② sandboxにあるデータをエクスポート後、PACA for SalesforceにてCSVアップロードを実行

​

Q13. 名刺の所有者を一括変更することは可能ですか？

A. 可能となります。データローダで下記方法にて一括変更可能となります。

​

１．レポートの作成

条件は下記の通りにお願い致します。

​

・レポートタイプ：社外連絡先（列：「社外連絡先ID」、「社外連絡先：社外連絡先名」、「社外連絡先：所有者 氏名」）

・検索条件：すべての社外連絡先、交換日は常時、所有者氏名は変更されたい変更元のユーザ作成したレポートをCSVでエクスポートをお願いします。

​

2.CSVファイル作成

１で作成したレポートをエクスポートしていただき、「社外連絡先：所有者 氏名」の列を変更先のユーザIDに変更をお願いします。

変更先のユーザIDに変更していただいたらファイルを保存してください。

​

3.データローダ起動

Updertを選択後、オブジェクトは社外連絡先を指定してください。

作成したCSVファイルを選択し、マッピングを下記のように紐づけをお願いします。

​

・社外連絡先ID⇔ID

・社外連絡先：社外連絡先名⇔Name

・社外連絡先：所有者 氏名⇔OwnerID

​

紐づけ完了後、Updertで完了となります。

​

Q14. 社内連絡先ユーザを一括で登録する方法について

社内連絡先のユーザを新規一括登録する方法となります。

既にユーザが登録されている場合はエラーとなる可能性が高いため事前に不要なユーザは社内連絡先から削除いただけますと幸いです。一括更新時はこちらを確認くださいませ。

Step1：部署IDと部署名の取得

事前に作成頂いている部署IDを取得します。

​

①データローダExportから[部署]（phoneappli_Department_c）]を選択します。

②Choose the query fields below.から[ID]と[NAME]を取得します。

③取得後下記のような状態でデータの取得が完了します。

​

​

Step2：CSVデータの修正

④③で取得したCSVデータへ「ユーザID」を追加し、該当の部署へユーザIDをセットしていきます。
※事前にSalesforceのレポートかデータローダにてSalesforceのユーザIDの取得が必要です。

​

Step3：部署_ユーザへInsert

⑤データローダInsertから[部署_ユーザ](phoneappli_Department_User_c)を選択します。

⑥Create or Edit a Mapを選択しマッピングを実施していきます。

⑦下記項目をそれぞれマッピングをお願いします。

・ユーザID⇔phoneappli_User_c

・ID⇔phoneappli_Department_c

​

こちらでマッピングを実施し、Insertをお願いします。

​

​

社内連絡先の部署に該当ユーザがされているかご確認をお願いします。

​

Q15.社内連絡先にて、所属している部署ユーザを一括で更新可能ですか？

A. 可能となります。データローダで下記方法にて一括変更可能となります。
※事前にユーザレポート等でユーザIDとユーザ名を併せてご準備いただいた方が操作がスムーズとなります。

​

Q16.自身以外が所有している社外連絡先のレコードを一括で削除できますか？

A. 自身以外のユーザが登録した名刺を社外連絡先上で一括削除することはできかねます。
解決策といたしまして社外連絡先の詳細画面から1件ずつ削除する方法とデータローダを使用することで一括で削除することが可能になります。方法は下記ご確認ください。
※権限セット「PHONE_APPLI_PEOPLE_Admin」が割り当てられているユーザ様のみ可能となります。

1.データローダを起動させ「Delete」を押下しSalesforce環境にログイン
2.「社外連絡先」を押下し、CSVファイルをご選択
※削除するレコードのIDのみCSVファイルに抽出
3.マップの作成または編集を押下しID項目を社外連絡先ID項目へ紐づける
4.ドライブ/場所を選択し、成功ファイルとエラーファイルを保存
5.完了を押下する
※削除した社外連絡先の項目はSalesforce上から完全削除されますのでご注意くださいませ。

また、CSVの作成方法につきましてはレポートからエクスポートすることも可能になります。
レポートの作成方法につきましてはこちらをご確認くださいませ。

​

​

Q17.住所項目（phoneappli__AddressFull1__c）に値が入っていない場合の対処方法を教えてください。

A. 名刺情報を取込み時、OCR処理のみの場合だと住所項目（phoneappli__AddressFull1__c）に値が入らない可能性がございます。
上記の場合、下記手順にて住所（都道府県・市区町村・番地）項目を作成することで3つの項目「都道府県項目・市区町村項目・番地項目」の情報が1つの項目「住所（都道府県・市区町村・番地）項目」に格納されます。

​

作成手順に関しましては下記をご確認ください。

​

1.Salesforce[設定] - [オブジェクトマネージャー] - クイック検索にて「社外連絡先」と入力し「社外連絡先（phoneappli__PhoneBook2__c）」を選択します。

2.「項目とリレーション」をクリックし、「新規」を選択します。
3.「数式」をクリックし、「次へ」を選択します。

4.下記内容にて設定し「次へ」を選択します。

　・項目の表示ラベル：住所（都道府県・市区町村・番地）

　・項目名：address_information

　・数式の戻り値のデータ型：テキスト

​

5.下記数式を挿入し、「構文の確認」をクリックします。

　・数式：phoneappli__AddressPrefecture1__c &' '& phoneappli__City__c &' '& phoneappli__Street__c

6.内容に問題がなければ、「次へ」をクリックします。

​

7.「ステップ4.項目レベルセキュリティの設定」は任意で設定し「ステップ5.ページレイアウトへの追加」は
「名刺レイアウト」にチェックを入れ「保存」をクリックします。

​

上記手順にて作成完了しましたら任意の社外連絡先レコードを開き、住所（都道府県・市区町村・番地）に値が入っていることが確認できたら完了となります。
※都道府県項目市区町村項目・番地項目に値が入っていない場合、住所（都道府県・市区町村・番地）にも値は入らないのでご承知おきください。

​

​

​

​