データ変更・移行・ダウンロード

2021/07/29

目次

Q1. 名刺画像の一括ダウンロードは可能ですか?

A. 名刺画像の一括ダウンロード機能はご用意しておりません。お手数ですが一枚ごとに手動で実施して頂く形となります。

Q2. 名刺データを一括でCSV出力した時に文字化けしているのですがどうすればいいですか?

A. 主にWindowsを使用している際に発生したします。 文字化けを修正するには、「UTF-8」に変換する必要がございます。 

変換方法の一例として、下記をお試しください。 

Excelの上部タブより、ファイル→名前を付けて保存。 

ファイル形式の変更が可能ですので、こちらより文字コード「UTF-8」へ変更をお願い致します。

Q3. 社外連絡先データのバックアップ方法について

A. 名刺一括ダウンロード機能(CSV形式)をご用意しております。

「名刺一括ダウンロード」については以下のURL内の「標準機能設定」をご参照ください。

PhoneAppli 設定マニュアル

Q4. データローダを使用して一括で名刺データを作成することは可能ですか?

A. 可能となります。

以下URLの設定マニュアル内「データローダで名刺情報をの取り込みを行う」をご参照ください。

PhoneAppli 設定マニュアル

Q5. データローダを使用して一括で名刺データを作成したのち、交換者追加を一括で追加することは可能ですか?

A. 可能となります。以下の手順をご参照ください。

①活動連携レコードを登録するためのデータ(CSV)を作成(活動連携レコードを作成)

○活動連携データを以下の画像のようにCSVで作成
・項目に「所有者」、「活動タイプ」と入力
・所有者=交換者に指定したいSalesforceのユーザIDを入力
・活動タイプ=すべて「Exchange」と入力

画像1.jpeg

② ①で作成したCSVファイルを用いて、活動連携オブジェクトにInsert

③ ToDoを登録するためのデータ(CSV)を以下画像のように作成(todoレコード作成)
○データの項目に下記の項目のCSVデータを作成。
・Subject:「OOさんが名刺を交換」
・OwnerID:所有者ID(ユーザID)
・WhatID:社外連絡先のID
・Status:Completedと入力。
・ActivityDate:登録日を入力。社外連絡先レポートで取得した「交換日」を入力。
・Description→Subjectとと同じ文字列を入力。
・PHONEAPPLI_TASKRELATION_C:1で取得した活動連携IDを記入
※1でInsertしたsuccessファイルに記載されております。

image.png

Q6. 手動で作成した社外連絡先に後から名刺画像を紐づけすることはできますか?

A. 以下手順をご参照ください。

① Salesforceの設定より「名刺ファイルID」の項目を社外連絡先のページレイアウトに表示させる
② Salesforceの「ファイル」より画像ファイルをアップロード
③ アップロード頂いた画像ファイルの▼を押下後、「ファイルの詳細を表示」を選択、URL内の画像ID(viewの手前の18桁の数字とアルファベット)をコピー
④ 社外連絡先の詳細ページを開き、「関連」タブを表示し、「ファイルを追加」より②で追加した名刺画像を追加
⑤ ③でコピーしたIDを社外連絡先の詳細ページにて「名刺ファイルID」の項目へ張り付ける
⑥ 社外連絡先をリロードすると反映されます

Q7. タグを付与した名刺データを抽出することはできますか?

A. 可能となります。以下手順をご参照ください。

① PhoneAppliの管理者設定を押下 

② 名刺一括ダウンロードを押下 

③ 以下画面のタグ名に抽出したいタグ名をテキスト入力 

④ CSV出力を押下

※タグを使用した抽出は、Salesforce標準のレポート機能には対応しておりません。

Q8. 名刺データを別のフォルダに移動させることは可能ですか?

A. 可能となります。以下手順をご参照ください。

① 社外連絡先一覧画面で移動させたい名刺にチェックを付与

② 移動・共有ボタンを押下し、移動先のフォルダを選択して移動ボタンを押下

(個人フォルダ→共有フォルダ、チームフォルダ→共有フォルダは移動となりますが、共有フォルダ→チームフォルダの場合はコピーとなります。) 

以下動画も併せてご参照ください。 

Q9. 権限セットを一括でユーザに割り当てることは可能ですか?

A. 可能となります。

以下Salesforce社のヘルプサイトをご参照ください。

Use Data Loader to mass assign permission sets

Q10. 名刺画像を差し替えることは可能ですか?

A. Salesforceモバイルアプリから画像差し替えが可能となります。以下手順をご参照ください。

① モバイルアプリの[社外連絡先]より、登録した名刺をタップ 

② 画面下の[編集]をタップ 3.画面一番下の「Upload Files」ボタンより、画像差し替え

 上記手順にて、名刺再撮影もしくはスマートフォン上で撮影済の名刺画像へ差し替えが可能です。 

Q11. CSVデータを社外連絡先にインポートする際に取引先連携を合わせて実施することはできますか?

A. PACA for Salesfroce(スキャナ)にてインポートする際は連携可能となります。 

PACA for Salesforceは取り込む際にリードor取引先連携を選択できます。 但し、データローダでの取り込みの場合は社外連絡先にのみ取り込まれ、連携は行われません。

Q12. 名刺画像を年月を絞って削除する方法は?

A. 以下手順をご参照ください。


古い名刺画像を削除する方法について
名刺画像は、ContentDocument オブジェクトに保存されているため、
指定した年月日以前のレコードをデータローダ等で削除することで、
古い名刺画像を削除することが可能です。

画像を削除するのみでは、意図しないエラーが発生する可能性がありますので、
社外連絡先オブジェクトの、名刺画像のレコードIDが格納された項目をnullに更新する必要があります。

つきましては、名刺画像削除には、以下の作業が必要となります。

① 名刺画像データを削除
オブジェクト:ContentDocument
条件:CREATEDDATE が指定の年月日より前、かつ、TITLE が 'phoneappli__%'

※PhoneAppli for Salesforceにて登録された名刺画像のレコードは、TITLEが 'phoneappli__%' という形式になっています。

② 社外連絡先を更新
オブジェクト:phoneappli__PhoneBook2__c
条件:BusinessCardFileID__c、または、BusinessCardFileID2__c の項目に、削除した名刺画像のレコードIDが登録されている。
更新内容:BusinessCardFileID__c、BusinessCardFileID2__cの値をnullで更新する。

※項目:BusinessCardFileID__c、BusinessCardFileID2__c に名刺画像のレコードIDが格納されています。

Q13. CSVファイルを社外連絡先にインポートする際に、一度に取り込めるレコード数に上限はありますか?

A. データローダの場合、4万件までは弊社検証済みとなります。 

※1時間ほどでアップロードが完了いたしました。 

PACA for Salesforceの場合も件数は同じく4万件入りますが、分割は500件ずつのアップロードとなります。

Q14. 検証環境(sandbox)に取り込んだ名刺を本番環境へ 移行することはできますか?

A. 可能となります。以下二つの方法で移動させることができます。 

① データローダを使用しsandboxにあるデータをエクスポート後、本番にインポートを実行

② sandboxにあるデータをエクスポート後、PACA for SalesforceにてCSVアップロードを実行

Q15. 名刺の所有者を一括変更することは可能ですか?

A. 可能となります。データローダで下記方法にて一括変更可能となります。

1.レポートの作成

条件は下記の通りにお願い致します。

・レポートタイプ:社外連絡先(列:「社外連絡先ID」、「社外連絡先:社外連絡先名」、「社外連絡先:所有者 氏名」)

・検索条件:すべての社外連絡先、交換日は常時、所有者氏名は変更されたい変更元のユーザ作成したレポートをCSVでエクスポートをお願いします。

2.CSVファイル作成

1で作成したレポートをエクスポートしていただき、「社外連絡先:所有者 氏名」の列を変更先のユーザIDに変更をお願いします。

変更先のユーザIDに変更していただいたらファイルを保存してください。

3.データローダ起動

Updertを選択後、オブジェクトは社外連絡先を指定してください。

作成したCSVファイルを選択し、マッピングを下記のように紐づけをお願いします。

・社外連絡先ID⇔ID

・社外連絡先:社外連絡先名⇔Name

・社外連絡先:所有者 氏名⇔OwnerID

紐づけ完了後、Updertで完了となります。

Q16. 既存ユーザが交換した名刺を次の担当者に引き継ぎたいです。名刺情報は共有フォルダにはいっており、次の担当者へも共有フォルダへ一括で共有フォルダへ移行させたいですが可能でしょうか?

A. 可能となります。「電話帳フォルダ_名刺(phoneappli__folder_phonebook__c)」オブジェクトの
「PHONEAPPLI__FOLDER__C」項目の値を移動先のフォルダIDに変更し、アップデートいただければ可能となります。

・電話帳フォルダIDは、「電話帳フォルダ」のレポートタイプより確認が可能です。

※電話帳フォルダのレポートタイプが無い場合、カスタムレポートを作成いただく必要がございます。

 作成方法につきましては、下記動画をご確認ください。

レポートタイプ「電話帳フォルダ」を作成する

※動画に音声はございません

レポートの作成は下記手順よりお願いいたします。

①レポートより、新規レポートをクリック

②レポートタイプにて、「電話帳フォルダ」を選択し、作成

③アウトラインの列に下記項目を追加

・電話帳フォルダ名

・電話帳フォルダID

・所有者:氏名

・個人フォルダ

・チームフォルダ

※個人フォルダとチームフォルダにチェックが入っていないものが共有フォルダとなります

④検索条件を下記のように設定

・「表示」:すべての電話帳フォルダ

・「最終活動日」:常時

スクリーンショット 2022-08-01 164958.png

上記レポートが作成できましたら、下記手順にてフォルダIDの更新をお願いいたします。

1.データローダを使用して「電話帳フォルダ名刺」オブジェクトの情報を掃きだします。

①データローダを開き、Exportを選択後「Log in」より環境にログインし、Nextをクリック

②「電話帳フォルダ名刺(phoneappli__folder_phonebook__c」を選択し、データの保存先を選択後、NEXTをクリック

スクリーンショット 2022-08-01 171116.png

③「Select all fields」を選択し、Finishをクリック

スクリーンショット 2022-08-01 171319.png

2.上記で抽出したExcelを開き、「PHONEAPPLI__FOLDER__C」の値を変更元ユーザ様の電話帳フォルダIDでフィルターをかけます。

①抽出したExcelを開き、フィルターを追加

②作成した電話帳レポートの変更元ユーザ様の「電話帳フォルダID」をコピー

③Excelの「PHONEAPPLI__FOLDER__C」の値を2.の②でコピーしたフォルダIDで検索し、フィルターをかける

スクリーンショット 2022-08-01 172609.png

3.上記でフィルターをかけた「PHONEAPPLI__FOLDER__C」の値を変更先ユーザ様の電話帳フォルダIDで更新します。

①作成したレポートの変更先ユーザ様の「電話帳フォルダID」をコピー

②「PHONEAPPLI__FOLDER__C」の値を削除し、貼り付け

スクリーンショット 2022-08-01 173103.png

③データ型を「CSV UTF-8」に変更し、保存

4.3.で保存したExcelをデータローダで「Update」を行います。

①データローダを開き、「Update」を選択

②「電話帳フォルダ名刺」を選択し、作成したExcelを選択後、Nextをクリック

スクリーンショット 2022-08-01 173350.png

③「Create or Edit a Map」をクリックし、「Auto-Match Fields to Columns」を選択し、OKをクリック

 ※「PHONEAPPLI__FOLDER__C」に値がマッピングされているか確認してください。

スクリーンショット 2022-08-01 173558.png

④Nextをクリックし、Finishを選択

上記手順が完了しましたら、社外連絡先の該当の共有フォルダをご確認いただき、

名刺情報が移行されているかご確認をお願いいたします。

Q17.社内連絡先にて、所属している部署ユーザを一括で更新可能ですか?

A. 可能となります。データローダで下記方法にて一括変更可能となります。
※事前にユーザレポート等でユーザIDとユーザ名を併せてご準備いただいた方が操作がスムーズとなります。

  • データローダにて[部署](参照名:phoneappli__Department__c)をExportし、部署の[ID]を取得します。
    • image.png
  • データローダにて[部署ユーザ](参照名:phoneappli__Department__User__c)をExportし、
    [PHONE APPLI__DEPARMENT__c]と[PHONE APPLI__User__C]の項目を取得します。

    • image.png
  • [部署ユーザ]の部署情報を移動先の部署[ID]で変更したcsvデータを作成します。移動させたいユーザの[PHONE APPLI__DEPARMENT__c]を移動先のIDへ更新します。
    • image.png
  • データローダにて、3で作成したCSVデータを[部署ユーザ]へInsertし完了となります。

Q18.社外連絡先の項目を一括で更新できますか?

A. 可能となります。データローダで下記方法にて一括変更可能となります。手順は下記ご確認お願い致します。

  • Step1‐1:レポート作成
    • 社外連絡先と電話帳フォルダのレポート(カスタムレポート)を作成します。
    • カスタムレポート作成方法はこちらの①のカスタムレポートタイプ「社外連絡先×電話帳フォルダ」を作成するをご確認ください。
    • レポートに表示させる項目について
      • 「社外連絡先ID」は必ず必要です。
      • 電話帳フォルダ:電話帳フォルダ名(どのユーザのフォルダに入っているか確認可)、所有者を必要に応じて表示(最終的には不要ですので、データ修正時に必要な項目を表示いただければと思います)させます。
      • 更新させたい項目(メールアドレスやその他項目等)を表示。ここでは会社名を更新させたいので表示させております。

  • image.png
  • Step1-2:レポートをエクスポートします(CSVデータ)
    • エクスポートしたデータを修正します。
    • データ確認用にフォルダ名・所有者等表示しておりましたので、不要な項目は削除いただいた方が後から手間ではなくなります。
    • 社外連絡先IDと修正した項目があれば問題ございません。
    • image.png


  • Step3データローダを開きます。
    • [Update]で作業をしていきます。
    • オブジェクトは社外連絡先(phoneappli__PhoneBook2__c)を選択し次へ進む。
    • image.png
    • 項目をマッピングをします。
      • 社外連絡先ID<->ID
      • 表示させている項目をそれぞれマッピングお願いします。
      • 今回は社外連絡先名と会社名を紐づけております。
      • image.png
    • 問題なければ次へ進み、最終的に保存をかけていきます
    • 問題なければ下記のよう修正した項目に対しアップデートがかかります
    • image.png
  • 注意点
    • 今回は社外連絡先のレコードのみの修正方法となります。取引先側を修正させるときは再度取引先連携いただく必要がございます。ご注意ください。
    • 管理者設定にて社外連絡先の「名寄せ一致」にて会社名が利用されている場合は、会社名を修正しますと今までの名寄せの表示とは異なる可能性がございます。

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