PHONE APPLI PEOPLE for Salesforce フォルダ機能解説、設定

2021/11/17

1.全ユーザのフォルダの作成

目的:こちらの設定を行うことで、ライセンスを割り当てたユーザのフォルダを一括作成することができます。

1.PHONE APPLI PEOPLE for Salesforceの管理者設定をクリックし、社外連絡先管理を選択

フォルダ一括作成1.PNG

2.全ユーザ初期フォルダ作成の「フォルダ作成実行」をクリック

 ※数分ほどお時間がかかります。

image

設定が完了すると、ライセンスが割り当てられているユーザ分の共有フォルダが一括で作成されます。

2.全ユーザの共有フォルダを全社共有

目的:こちらの設定を行うことで各ユーザの共有フォルダを全社共有にすることができます。

   ※設定はPHONE APPLIの管理者ユーザにて実施をお願いいたします。

   ※設定により、一部にのみ共有も可能です。

共有フォルダ管理画面が新しくなります。

PEOPLE[管理者設定]-[標準機能]-[共有フォルダ管理]より、設定を行います。

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・全ユーザ・全社共有ボタンをクリック

設定が完了すると、全ユーザの共有フォルダが全社に共有されます。

スクリーンショット 2021-11-16 9.44.49.png

権限セットが付与されていないユーザについても表示可能とする設定、

及び、個人設定から共有設定を変更できないようにする設定が行えます。

※右端にある編集ボタンから設定の変更を行ってください。

スクリーンショット 2021-11-16 9.47.21.png

公開グループ共有タブから共有フォルダの共有範囲を選択可能です。

スクリーンショット 2021-11-16 9.48.52.png

ユーザ共有タブから、表示ユーザの絞り込み、ソートが可能です。

・旧画面での操作

旧画面での設定はこちらになります。

1.PHONE APPLI PEOPLE for Salesforceの管理者設定をクリック、共有フォルダ管理をクリック

全社共有1.PNG

2.全ユーザ・全社共有ボタンをクリック

全社共有2.PNG

設定が完了すると、全ユーザの共有フォルダが全社に共有されます。

フォルダをデフォルトで共有にする機能が追加されました。

次回以降のフォルダ作成時には下記設定いただくことで共有された状態でフォルダが作成されます。
[管理者設定]-[社外連絡先管理]-[共有フォルダの全社共有をデフォルトでONにする]

image.png

3.別ユーザの共有フォルダ表示

目的:自分以外のフォルダを表示したい場合に設定を行います。

   ※共有フォルダにアップロードされている場合は表示を行わなくても、検索対象となります。

   ※こちらの設定は、各ユーザごとに行って頂く必要がございます。

1.PHONE APPLI PEOPLE for Salesforceの個人設定をクリックし、ページ中部の表示フォルダ管理の編集をクリック

表示フォルダ管理1.PNG

2.閲覧したいユーザの名前を右に移動させ、保存をクリック

表示フォルダ管理2.PNG

3.選択したユーザのフォルダが表示されていることをご確認ください

表示フォルダ管理3.PNG

4.フォルダとは

各フォルダの仕様を解説いたします。

共有フォルダ・・・アップロードした名刺データをほかのユーザが参照できるフォルダです。

         各ユーザごとに1つずつ共有フォルダを所持する仕組みとなっております。

個人フォルダ・・・アップロードした名刺データは自分と管理者以外は参照ができないフォルダです。

         デフォルトで1つ所持していますが、複数個フォルダ作成することができます。

チームフォルダ・・・アップロードした名刺データを特定のユーザやロールにのみ共有することができるフォルダです。

          チームフォルダの作成はPHONEAPPLIの管理者ユーザのみ行えます。

          フォルダの作成を行った管理者のみが、ユーザの追加・編集・フォルダの削除が可能と  

          なっております。

作成方法は以下動画をご参照ください

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