PHONE APPLI PEOPLE for Salesforce 初期設定STEP3

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1.フォルダとは？

名刺情報を格納する場所となります。下記にて仕様を解説いたします。

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①共有フォルダ

アップロードした名刺データをほかのユーザが参照できるフォルダです。

各ユーザごとに1つずつ共有フォルダを所持する仕組みとなっております。

他ユーザーのフォルダを確認するためにユーザ毎にこちらの設定が必要となります。
また、公開グループやユーザ毎に共有フォルダの閲覧制限を設定することも可能です。

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②個人フォルダ

アップロードした名刺データは自分と管理者以外は参照ができないフォルダです。

デフォルトで1つ所持していますが、複数フォルダ作成することができます。

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③チームフォルダ

アップロードした名刺データを特定のユーザやロールにのみ共有することができるフォルダです。

チームフォルダの作成はPHONEAPPLIの管理者ユーザーのみ行え、フォルダの作成を行った管理者のみが、ユーザの追加・編集・フォルダの削除が可能となっております。

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2.全ユーザのフォルダの作成

目的：こちらの設定を行うことで、ライセンスを割り当てたユーザのフォルダを一括作成することができます。

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1.PEOPLE[管理者設定]-[標準機能]-[社外連絡先管理]より、設定を行います。

2.全ユーザ初期フォルダ作成の「フォルダ作成実行」をクリック

　※数分ほどお時間がかかります。

設定が完了すると、ライセンスが割り当てられているユーザ分の共有フォルダが一括で作成されます。

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3.全ユーザの共有フォルダを全社共有

目的：こちらの設定を行うことで各ユーザの共有フォルダを全社共有にすることができます。

　　　※設定はPHONE APPLIの管理者ユーザにて実施をお願いいたします。

　　　※設定により、一部にのみ共有も可能です。

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共有フォルダ管理画面が新しくなります。

1.PEOPLE[管理者設定]-[標準機能]-[共有フォルダ管理]より、設定を行います。

2.全ユーザ・全社共有ボタンをクリック

3.設定が完了すると、全ユーザの共有フォルダが全社に共有されます。

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権限セットが付与されていないユーザについても表示可能とする設定、

及び、個人設定から共有設定を変更できないようにする設定が行えます。

※右端にある編集ボタンから設定の変更を行ってください。

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フォルダをデフォルトで共有にする機能について

次回以降のフォルダ作成時には下記設定いただくことで共有された状態でフォルダが作成されます。
[管理者設定]-[社外連絡先管理]-[共有フォルダの全社共有をデフォルトでONにする]

※こちらの設定により、「全社ユーザ・全社共有」の設定が不要となります。

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4.その他の共有フォルダの共有方法

PEOPLE[管理者設定]-[標準機能]-[共有フォルダ管理]より、設定を行います。

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①公開グループ共有の方法

公開グループ共有タブから共有フォルダの共有範囲を選択可能です。

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②ユーザー共有の方法

ユーザ共有タブから、表示ユーザの絞り込み、ソートが可能です。

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公開グループ共有とユーザ共有の一括設定が可能な機能が追加されました。

こちらの機能で一括で公開グループ共有とユーザ共有を行うことが可能となります。

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■インポート機能

作成したCSVファイルを使用し、フォルダ共有の一括登録を行います。

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■エクスポート機能

現状の共有フォルダ毎の公開グループ共有、ユーザ共有 の設定状況をCSVエクスポートを行います。

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【操作方法】

①CSVファイルの準備

1．｢フォルダ共有エクスポート機能｣にて｢公開グループ/ユーザ｣を選択し｢CSVエクスポート｣を押下
・公開グループ共有を行う場合：｢公開グループ」選択

・ユーザ共有を行う場合：｢ユーザ」を選択

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2．ダウンロードしたファイルをExcelで編集します。

■公開グループの場合

名刺情報を閲覧させたい公開グループの｢公開グループ表示名｣と｢公開グループ名｣を追加
※1つの共有フォルダ対してに複数の公開グループを割り当てる場合は、追加で記載をお願いします。

例)｢営業部のみ共有｣という公開グループのメンバーは、｢ユーザA｣と｢ユーザB｣のフォルダを閲覧することが可能となります。

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■ユーザの場合

名刺情報を閲覧させたいユーザの｢氏名｣と｢ユーザ名｣を追加

※1つの共有フォルダに対して複数のユーザを割り当てる場合は、追加で記載をお願いします。

例)｢山田 花子｣と｢名刺 太郎｣は、｢ユーザD｣のフォルダを閲覧することが可能となります。

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3．編集したファイルを保存します。

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②フォルダ共有CSVインポート

1．｢フォルダ共有インポート機能｣で、｢公開グループ/ユーザ｣を選択します。

2．「Upload Files」ボタンから、作成したCSVファイルを開きます。

3．「CSVインポート」ボタンを押下し、CSV取り込みを実行します。

4．共有フォルダの閲覧制御が可能となります。

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5.別ユーザの共有フォルダ表示

目的：自分以外のフォルダを表示したい場合に設定を行います。

　　　※共有フォルダにアップロードされている場合は表示を行わなくても、検索対象となります。

　　　※こちらの設定は、各ユーザごとに行って頂く必要がございます。

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1.PHONE APPLI PEOPLE for Salesforceの個人設定をクリックし、ページ中部の表示フォルダ管理の編集をクリック

2.閲覧したいユーザの名前を右に移動させ、保存をクリック

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3.選択したユーザのフォルダが表示されていることをご確認ください

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6.利用するフォルダの選択方法

[管理者設定]-[標準機能]-[名刺フォルダ管理]にて利用したいフォルダをONに設定することで、
利用しないフォルダを表示しないよう制御することが可能です。

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■共有フォルダを使用する
社外連絡先一覧画面にて、共有フォルダが表示され、利用可能となります。

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■個人フォルダを使用する
社外連絡先一覧画面にて、個人フォルダが表示され、利用可能となります。

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■チームフォルダを使用する

社外連絡先一覧画面にて、チームフォルダが表示され、利用可能となります。