各データのインポート、エクスポート方法

2023/01/20

たくさんのデータを一度に取り込みたいときは、インポート・エクスポート機能を使用してみましょう。

各データ(部署、ユーザ、顔写真、電話帳)のインポート、エクスポート手順は以下をご確認ください。
※インポートエクスポート簡易マニュアルです。詳細についてはリンクの管理者ガイド及びインポートファイル仕様書をご確認ください。

 ※管理者ガイド「 5.4 インポート/エクスポート(部署)」

 ※管理者ガイド「 6.1.4 インポート/エクスポート(ユーザ)」
 ※管理者ガイド「 6.1.4.3 顔写真インポート」

 ※管理者ガイド「7.8 連絡先 インポート/エクスポート」

 ※管理者ガイド「14.1 インポート/エクスポートファイル」


ご利用バージョンをご確認のうえ、サイト右記のプルダウンよりバージョンを選択して各ガイドをダウンロードください。ご利用バージョンはブラウザログイン画面でご確認頂けます。


📎リンク

各種ダウンロード:[標準ガイド]及び[資料・仕様書・ツール]より


STEP1 部署のエクスポート

tsv形式のファイルをエクスポートして部署を一括管理することができます。


1.画面右上のアイコンもしくは名前より[管理]→[部署]タブを選択。


2.画面右上の[インポート/エクスポート]ボタンを選択。

 
3.エクスポート側の[実行]ボタンを選択。

 
4.[保存]をクリックし、任意の場所に格納。

 
※エクスポートファイルの開き方は、エクスポートファイルの開き方①以降をご参照ください。 

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STEP2 部署のインポート

tsv形式のファイルをインポートして部署を一括管理することができます。


1.画面右上のアイコンもしくは名前より[管理]→[部署]タブを選択。


2.画面右上の[インポート/エクスポート]ボタンを選択。

 
3.[ファイルを選択]から、インポートしたいtsv形式のデータを選択。


4.インポート側の[実行]、[OK]を選択。


※完了後、自動でインポートを開始します。 

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STEP3 ユーザのエクスポート

tsv形式のファイルをエクスポートしてユーザを一括管理することができます。


1.画面右上のアイコンもしくは名前より[管理]→[ユーザ]タブを選択。


2.画面右上の[インポート/エクスポート]ボタンを選択。

 
3.エクスポート側の[実行]ボタンを選択。

 
3.[保存]をクリックし、任意の場所に格納。

※エクスポートファイルの開き方は、エクスポートファイルの開き方①以降をご参照ください。 

image.png

STEP4 ユーザのインポート

tsv形式のファイルをインポートしてユーザを一括管理することができます。


1.画面右上のアイコンもしくは名前より[管理]→[ユーザ]タブを選択。


2.画面右上の[インポート/エクスポート]ボタンを選択。

 
3.[ファイルを選択]から、インポートしたいtsv形式のデータを選択。


4.インポート側の[実行]、[OK]を選択。


※完了後、自動でインポートを開始します。 

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STEP5 顔写真のインポート

ユーザデータの登録では、顔写真インポート機能を利用し、一括でインポートを行うことができます。
対応する画像の形式は、jpg、jpeg、png、gif となります。
画像データ名は、「ログイン ID.拡張子」とします。
画像データをzipファイルに圧縮してインポートを行います。

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STEP6 共有電話帳(名刺情報)のエクスポート

名刺情報はフォルダ単位でエクスポートし、連絡先を一括管理することができます。

 
1.「管理」→[共有電話帳]タブを選択し、エクスポートしたい共有電話帳の[インポート /エクスポート]を選択、

 もしくは「共有電話帳名」を選択し、一覧画面の右上[インポート/エクスポート]を選択。

 
2. エクスポート側の[実行]を選択し、zipもしくはtsv形式でファイルをダウンロード。

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STEP7 共有電話帳(名刺情報)のインポート

名刺情報はフォルダ単位でインポートし、連絡先を一括管理することができます。

 
1. [インポート/エクスポート]を選択。

 
2. [参照]を選択し、インポートしたいtsvファイルまたはzip形式のデータを選択。

 
3. インポート側の[実行]ボタンを選択し、ファイルをアップロード。


※一回でアップロードできる容量は100MBです。ご注意下さい。
※ファイルに問題がある場合処理中にエラーメッセージが表示されます。

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STEP8 ユーザおよび部署のインポート処理結果確認方法

ユーザと部署のインポート処理結果は以下の方法で確認できます。


1. 画面右上のアイコンもしくは名前をクリック→[管理]→[部署]より[インポート/エクスポート]を選択。


2. 開いた画面左下の[インポート処理結果]を選択。

 
3. 処理結果表示画面より結果を確認。


※ファイル名をクリックすると、処理結果(登録、更新、削除の件数)と登録日時が表示されます。 

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STEP9 共有電話帳(名刺情報)インポートの注意点

共有電話帳(名刺情報)では新たにインポートすると既存データは全て削除され、新たにインポートしたデータが上書き登録されます。
共有電話帳に対して編集権限がある方へは注意事項として事前にお伝えください。

例:元々あった100 件のデータに、10件新規追加登録したい場合、
  元データ100件+新規データ10件を合わせた110件のファイルをアップロードしてください。


エクスポートファイルの開き方①

エクスポートファイルをエクセルから開く手順は以下をご確認ください。

1. エクセルのメニュー画面から「ファイルを開く」を選択。


2. ファイル形式は「全てのファイル」を選択。


3. 保存したエクスポートファイル(export_****.tsv)を選択し開く。


4. テキストファイルウィザードが開かれるため「カンマやタブなどの~」のラジオボタンに
チェックが入っていることを確認し、「次へ」を選択。

5. 「タブ」にチェックが入っていることを確認し「次へ」を選択。

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エクスポートファイルの開き方②

6. 「データのプレビュー(P)」欄の一番左の列にマウスポインターを合わせる。


7. Shiftを押したまま、「データのプレビュー(P)」欄下部のスクロールバーを一番右の列まで移動し、全カラムを選択。


8. 全カラムが選択された状態(表内が黒く反転)で、「文字列」のラジオボタンにチェックを入れる。


9. 表の1行目(列のデータ形式)が全て「G/標準」から「文字列」となっていることを確認し、「完了」を選択。

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エクスポートファイルの開き方③

step11が完了すると、エクセル上にtsvファイルが展開されます。
このエクセル上でデータを更新し「上書き保存」(別名にしない)することでエクスポートしたtsvファイルが更新されます。
更新されたtsvファイルをインポートすることで、情報の更新がされます。


※エクセル上に展開されたtsvファイルを「名前を付けて保存」(別名で保存)することでExcelやCSVで保存できます。

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